gestión de equipos de trabajo

Gestión de Equipos de Trabajo. Técnicas y Herramientas

Ser la persona encargada de liderar un equipo no es tarea fácil. Con el fin de ayudarte en la gestión de equipos de trabajo, hemos preparado este artículo que recoge técnicas y herramientas que te serán de gran utilidad. 

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Definición de gestión de equipos de trabajo

Administración del tiempo

Cómo gestionar equipos de trabajo

Estilos de gestión

Cómo gestionar conflictos y crisis

Herramientas de gestión de equipo

Definición de Gestión de Equipos de Trabajo

¿Qué entendemos por gestión de equipos de trabajo? 

La gestión de equipos de trabajo es un conjunto de procesos cuyo objetivo es la organización y coordinación de un grupo de individuos dentro de una empresa u organización. 

Normalmente, está gestión se lleva a cabo por el director de un departamento. Y en el mejor de los casos, con ayuda del departamento de Recursos Humanos. La gestión de equipos no es una tarea que debe tomarse a la ligera. Todo lo contrario. 

El capital humano de las organizaciones son su activo más valioso. Con los trabajadores los que, con una correcta organización, lograrán aumentar la productividad y rendimiento empresarial. Su organización, motivación y satisfacción debe estar dentro de los principales retos y objetivos de los altos cargos. 

Administración del tiempo equipos de trabajo

Quizás el primer elemento de organización que se viene a nuestra mente es el tiempo. Al fin y al cabo llega a convertirse en un recurso económico. Ya sabes lo que dice, el tiempo es oro. Pues bien, ¿qué aspectos debo tener en cuenta en la administración del tiempo? Toma nota:

  • Sé realista. En muchas ocasiones, los cargos altos tienen la percepción de que una tarea se hace en menos tiempo del que en verdad conlleva. Una solución es utilizar un cronómetro en la realización de una tarea, de forma que la próxima vez que se tenga que ejecutar la misma tarea, el tiempo esté aproximadamente calculado.
  • Di no a fugas de tiempo. Sí, estamos hablando de las famosas reuniones de 20 minutos que acaban siendo de 3 horas. Para evitar estas pérdidas de tiempo, los convocados deberán ceñirse al tema a tratar y llevar todo el material preparado. 
  • Practica el time blocking. Esta técnica de organización consiste en organizar tu tiempo en bloques por tarea. De esta forma evitarás pasar de una tarea a otra cada 15 minutos. Un buen consejo es organizar el día anterior esos bloques. Determina el tiempo que se va a dedicar y qué tarea se va a realizar en los diferentes horarios. 

Cómo gestionar equipos de trabajo. 4 Tips

Conseguir que tu equipo genere resultados está directamente relacionado con su bienestar dentro de la empresa. Si buscas que tu equipo funcione, estás buscando el éxito empresarial. Vamos a ver cuatro consejos que debes tener en cuenta a la hora de establecer la organización de los trabajadores. 

Comunicación interna

Apostar por una comunicación transparente y fluida dentro debe ser parte de tu filosofía. Los altos cargos o el departamento de recursos humanos debe poner en marcha un plan de comunicación interna. Dentro de este documento se suelen especificar acciones de cohesión de equipo, de motivación y de organización. 

Relacionado con la comunicación interna están los rumores. Estos son un tipo de comunicación informal que debes evitar. Crean situaciones incómodas y malentendidos que pueden desembocar en una crisis. Con una comunicación fluida no debería haber problemas de malentendidos. En el caso que se propagase un rumor, el líder del departamento deberá aclarar la información lo antes posible. 

Satisfacción y motivación  del equipo

La satisfacción y motivación de los trabajadores también debe tenerse en cuenta. Te proponemos organizar actividades de team building (construcción de equipos) como las siguientes: 

  • Comida de empresa
  • Celebrar los cumpleaños con un pequeño desayuno
  • Celebrar los cumpleaños con un pequeño desayuno
  • Escapadas en equipos (Por ejemplo, un fin de semana en una casa rural)
  • Organizar rutas
  • Asistir a un escape room

Existen un sinfín de actividades que se pueden organizar para fortalecer los lazos entre los compañeros de trabajo. 

Actividades de desarrollo profesional

Es fundamental que los empleados se sientan parte de la empresa. Una buena forma de lograrlo es crear planes de desarrollo profesional o de carrera, así como organizar sesiones de formación. 

En lo que respecta a los planes de formación, podrás implementar todo tipo de clases. Además, con la llegada de la digitalización, Internet pone a nuestra disposición recursos de coste cero. Hablamos de webinars gratuitas, blogs, eBooks, tutoriales en Youtube… 

Si quieres dar un paso más en el terreno de la formación, puedes organizar sesiones formativas de: 

  • Clases de inglés 
  • Uso de nuevas herramientas
  • Actualización en nuevas tecnologías
  • Tendencias en el sector

La formación es un win win. La empresa gana personal más formado y puede llegar a encontrar métodos de trabajo más competitivos e innovadores. Por su parte, los empleados actualizarán su conocimiento y su sentimiento de pertenencia crecerá. 

Gestión dentro de los valores empresariales

Para crear un ambiente positivo dentro de la empresa u organización, cualquier proceso que forme parte del employee journey map, debe respetar los valores empresariales. 

Se conoce como employee journey map el recorrido que hace un trabajador desde que entra hasta que sale de la empresa. Es decir, desde la primera entrevista de trabajo, hasta que su relación con la empresa llega a su fin. 

Por ejemplo, si dentro de los valores y filosofía de la empresa está la transparencia, cualquier acción que implique a los trabajadores deberá ejecutarse con transparencia. 

De esta forma no solo habrá un ambiente positivo y libre de tensiones. También mejorará la credibilidad e imagen de la organización. 

Estilos de gestión de equipos de trabajo

Cada empresa es un mundo, con lo cual la forma de organización de equipos siempre será diferente. Además, con la digitalización han aparecido nuevos modelos de negocio que incluso innovan en la gestión de su personal. 

Veamos a continuación una clasificación de formas de gestionar equipos: 

Estilo funcional

Es la más tradicional. Está forma coincide con un organigrama totalmente vertical. Es decir, hay cargos superiores y subordinados. Los niveles de autoridad y responsabilidad están claramente delimitados. 

Estilo multifuncional

Su principal característica es que estos equipos están formados por profesionales. Esto significa que si hay que tomar una decisión, no se requiere la autorización de un grupo de dirección más alto. Pues, al ser profesionales y especialistas, cuentan con los conocimientos suficientes para la toma de decisión. 

Se les llama multifuncionales porque los departamentos están organizados por funciones y todos ellos dependen de un departamento superior.

Estilo autónomo

Este estilo de organización suele aplicarse a proyectos que se ejecutan en distintos idiomas o en distintas zonas geográficas. Al no depender de ningun cargo superior, es fundamental que el proceso de selección y reclutamiento se realice de forma exhaustiva. Un error de contratación podría determinar el éxito o fracaso del equipo autónomo. 

Cómo gestionar conflictos y crisis

Antes mencionamos el rumor como forma de comunicación informal dentro de la empresa. Antes una situación de crisis o de conflictos potenciales, los altos cargos deberán contar con un documento que recoja el protocolo de actuación. Así, no habrá sorpresas o sobresaltos. 

De forma resumida, podríamos decir que los pasos a seguir para saber cómo gestionar conflictos y crisis son los siguientes: 

  1. Observación constante del ambiente laboral y uso de encuentas de satisfacción laboral.
  2. En el caso de detectar un posible punto caliente, reunir a los departamentos o a las personas implicadas. 
  3. Delegar el asunto a una persona imparcial y que no muestre preferencias por alguno de los implicados. Se recomienda que esta persona tenga un puesto superior. 
  4. Proponer soluciones para resolver el conflicto
  5. Aplicar la solución y poner en una balanza si el conocimiento de la situación debe ser conocida por el resto del equipo. 

Herramientas para gestionar equipos de trabajo

Para mejorar y potenciar la comunicación entre compañeros, es interesante que pongas en marcha diferentes canales de comunicación y hagas uso de herramientas de organización. Aquí te dejamos un listado

Slack. Es un chat interno.

Team Work / Trello / Asana. Son plataforma de organización de tareas.

-Google calendar. Permite compartir los calendarios y reuniones de todo el equipo.

-Google drive. Es una plataforma que te permite trabajar en tiempo real con tus compañeros.

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